טיפים ועצות לארגון מקצועי של שבת חתן

דניאל בר

בשנים האחרונות יותר ויותר אירועים הקשורים בשבת חתן לבר מצווה או לחתונה מועברים למקצוענים בתחום – בתי הארחה לשבת חתן או מלונות לשבת חתן – ממש כאלו המייעדים עצמם לאירועים מסוג זה ומוכנים לאירועים מיוחדים אלו.

הסיבה לכך נובעת מכך שאירוח לשבת חתן הוא דבר מורכב – צריך לדאוג ללינה לאנשים רבים, למצוא מקום עם מזון כשר וכמובן אולם שבו ניתן יהיה לקיים את האירוע והארוחות השונות. אין ספק שישנם מלונות לשבת חתן שמציעים פתרונות שונים ומגוונים ולכן הנטייה היא לפנות אליהם עבור אירוח לשבת חתן במקום לארגן אירוע כזה באופן עצמאי.

אירוח לשבת חתן באופן עצמאי דורש בית גדול, מספיק חדרים ללינת האורחים, מזון לכמות גדולה של אנשים ומיקום ליד בית כנסת. רבים מעדיפים להסיר מהם נטל זה ולפנות למישהו מקצוען שיעשה זאת במקומם. המשפחה גם בדרך כלל עסוקה בארגון בר המצווה או החתונה עצמה ולא תמיד פנויה לארגון גם השבת חתן הדורשת זמן התייחסות רב. בתי הארחה לשבת חתן רבים קמו בשנים האחרונות כדי לתת מענה למי שלא רוצה להתעסק בארגון אירוע כזה גדול ומורכב. בנוסף, אין ספק שמלונות המקצוענים באירוע כזה ייזכרו לטובה על ידי האורחים.

כיום, רוב האנשים עושים שבת חתן באופן המצומצם ביותר אם בכלל, בעיקר, בגלל עלויות. שבת חתן מצריכה בד"כ עבודה רבה והשקעה כספית בקניית המזון, בארגון, במציאת מקומות ללינת האורחים הדתיים, בתוכן ועוד…

לעומת זאת, כ-10% מכלל הציבור, וכ-20% מהציבור הדתי נוהגים לקיים שבתות חתן בבית- מלון כשמזמינים את המשפחה הקרובה לשבת מלאה יחדיו. שבתות חתן אלו, הן האלטרנטיבות היקרות ביותר אך הנוחות ביותר למארגנים. חשוב להדגיש, שבת חתן בבית- מלון מצריכה אמצעים כלכליים גבוהים. לשם המחשה, שבת חתן של כ-50 איש תעלה החל מ-30000 ש"ח במלון בינוני.

למרות זאת, מה כן ניתן לעשות את ארגון שבת החתן קל יותר זול יותר ואף מעניין יותר? ראשית, אני יוצא מנק' הנחה ששבת חתן היא שבת חובה מבחינתכם. שאין ברירה ואין אפשרות להסתפק בארוחת ערב קטנה ו/או בחלוקת סוכריות למתפללי ביהכנ"ס.

מקרים שנתקלתי בהם שהמשפחה הקרובה גדולה מאוד או שהם מתגוררים רחוק אחד מן השני. סיבה עיקרית ונפוצה מאוד היא היות ומס' בני משפחה או כל בני המשפחה שומרי תורה ומצוות שאינם נוסעים בשבתות ומועדי ישראל ואז, יש לאסוף את כולם במקום אחד ולמצוא אפשרויות ופתרונות ללינה.

איפה מתחילים?

איך תמצאו חברה מקצועית שתארגן עבורכם את שבת החתן

החלטתם להפקיד את הפקת שבת החתן בידי חברה מקצועית בתחום האירועים? אתם בטח קצת מבולבלים נוכח היצע החברות הפועלות בענף ולא ממש יודעים איך להתחיל בחיפושים וכיצד לבחור את החברה המתאימה לכם ביותר. במיוחד בשבילכם אספנו רשימה של טיפים שיעזרו למצוא חברה מנצחת, שתוציא לפועל אירוע מנצח.

בקשו המלצה מחברים

הדרך האפקטיבית ביותר למצוא נותן שירות, בכל תחום שהוא, היא לבקש המלצה ממישהו שאתם סומכים על המילה שלו. אם חברים טובים שלכם חגגו שבת חתן לא מזמן, אם הם נעזרו בחברה מקצועית ואם הם היו מאוד מרוצים מהשירות שקיבלו- אין סיבה שתבזבזו זמן יקר בחיפושים. בקשו מהחברים את שם החברה וצרו איתה קשר.

להיעזר בנפלאות האינטרנט

במידה ולא הצלחתם לקבל המלצה לחברה בתחום האירועים, המציעה שירותי ארגון של שבתות חתן,
אנחנו ממליצים להיעזר בכלי הכי עדכני ויעיל- רשת האינטרנט. נכון, המבחר הוא עצום ואתם וודאי תיחשפו למגוון עצום של חברות להפקת אירועים, אבל בעזרת הטיפים שלנו שיינתנו להלן תוכלו לנפות מתוך הרשימה את אלו שהן פחות רלוונטיות ולמצוא את זו המתאימה לכם ביותר.

בדקו כמה זמן פועלת החברה בתחום האירועים

יש סיבה לכך, שהאימרה אין חכם כבעל ניסיון כל כך השתרשה בשיח. ניסיון בשטח מצביע על יכולתה של החברה להיענות לצרכים שלכם ומרמז על איכות האירוע שהיא תפיק עבורכם. זה אומנם לא אומר שחברה צעירה בתחילת דרכה לא יכולה להרים אירוע מוצלח, אבל אתם תרגישו בטוחים יותר לדעת, שהחברה שתעבדו איתה ארגנה כבר רשימה מכובדת של אירועים, בפרט שבתות חתן. לכן, בממסגרת תהליך הסינון של החברות שאינן מתאימות לכם, כדאי גם לקחת בחשבון את פרמטר הוותק של החברה.

קראו המלצות של לקוחות קודמים

כנסו לאתר האינטרנט של החברה לרובריקת ההמלצות בסרגל הניווט וקראו את חוות הדעת של לקוחות קודמים של החברה. סיפוריהם האישיים של לקוחות יאפשרו לכם לגבש התרשמות מעמיקה יותר בנוגע לאופן שבו החברה תיענה לדרישות שלכם.

בררו עלויות

בין אם אנחנו מודים בכך בקול רם ובין אם לא – המצב בארנק מכתיב הרבה מהבחירות שלנו בחיים, על אחת כמה וכמה כאשר מדובר בשירות הפקת אירוע, שהעלויות שלו הן לא מבוטלות. הגדירו לעצמיכם תקציב, בררו עם החברה את העלויות שהיא גובה עבור הפקת האירוע הדרוש לכם ובדקו אם יש התאמה בין היכולות שלכם לדרישות של החברה.

קבעו פגישה ראשונית להיכרות

בקשו להיפגש עם נציגי החברה לפגישת היכרות ראשונית. כאשר מדובר בהפקה של שבת חתן, אתם חייבים לדעת שיש כימיה טובה ביניכם לבין החברה שתספק לכם את השירות. ככל שהעבודה המשותפת שלכם תהיה טובה יותר והאינטראקציה תהיה חיובית יותר, כך האירוע יהיה מוצלח יותר. במילים אחרות, חשוב שתעבדו עם אנשים שיגרמו לכם להרגיש טוב, שיקשיבו לצרכים שלכם, שייתנו לכם מענה מהיר ושיהיו זמינים אליכם טכנית ורגשית כאחד. בפגישה פנים מול פנים תוכלו לבחון את האנרגיה ואת מידת הזרימה ביניכם לבין חברת ההפקה הפוטנציאלית של האירוע.

טיפים נוספים לארגון שבת החתן

1. ראשית, ארגנו רשימה מסודרת של המגיעים לשבת בוודאות. כמה אנשים מגיעים מכל משפחה? האם זקוקים למיטות נוספות או למיטת תינוק? כמה זוגות נשואים מגיעים? כמה רווקים או ילדים שיכולים לישון באותו החדר? הזמנת חדר מיותר תעלה לכם כסף. מצד שני, אי הזמנת חדר לזוג שבסופו של דבר, הגיע יכול לגרום לאי נעימות מאחר, ו לא נותרו חדרים במלון. לכן, עשו זאת בזהירות וודאו שוב, את הגעת האורחים ביום חמישי כדי שלא יהיו טעויות.
2. במידה והאורחים מגיעים מכל הארץ, בחרו במלון באזור המרכז. מלון בצפון או בדרום השאירו לחופשות המשפחתיות כדי להקל על כולם.
3. חפשו בסבלנות, מלון טוב העונה על יכולתכם הכספית. בתקופת החורף, יש מבצעים טובים ומחירים אטרקטיביים. כמובן, שככל שתיקחו יותר חדרים המחיר לחדר יורד. יש מלונות ש"חיים" על שבתות אלו והם זולים יותר ומאומנים בשבתות חתן. אל תשכחו לבדוק האם משפחה נוספת מתארחת במלון וחוגגת גם היא שבת דומה. במידה ויש, קחו בחשבון שתצטרכו להתחלק עימם בחדר האוכל, בבית הכנסת ובלובי המלון. נסו לבדוק האם יש חדרי הדרכה נוספים שפנויים כדי שיהיה אפשרי לשבת יחד.
4. במידה ולא מצאתם, מלון העונה על הדרישות הכספיות שלכם, שכירת מלונית/ אכסניה או פנימיה הוא פתרון זול ובהרבה מקרים, גם מכובד מאוד. ניתן למצוא אכסניות טובות ב-200 ש"ח לזוג עבור לינה בלבד. אם תיקחו את המזון מהמקום העסקה יכולה אף, להשתלם יותר.
5. במידה ובחרתם באכסניה או פנימייה יש לדאוג לניקיון המקום בעיקר, של החדרים, ואפשר אפילו לקשט כדי לתת הרגשה חגיגית יותר למשל, עטרו את קירות חדר האוכל בתמונות של הזוג מילדות.
6. לגבי המזון, במידה ולא לקחתם את שירותי ההסעדה של האכסניה או הפנימייה, ניתן להזמין מנות קייטרינג מכובדות מאולם אירועים ולהגיע ל-140 ש"ח לאדם לכל השבת (3 סעודות) כשהמנה בהחלט מכובדת. עם כל זה, יש לארגן צוות מלצרים ומארגנים. לעתים, ניתן למצוא בקלות צוות כזה באותה אכסניה או בני/ בנות הפנימייה.
7. ארגנו תוכן מעניין למשל: חידון על החתן והכלה נושא פרסים או בקשו ממס' אנשים שיכינו כמה דברי ברכה.
8. קבעו לו"ז מסודר לשבת והפיצו אותו בין החדרים כדי שכולם יידעו איפה ומתי להיות. צאו מנק' הנחה שבשבתות הקיץ יש יותר זמן ובשבתות החורף פחות. אל תשכחו גם להשאיר מקום לכל הפחות זמן לשעת מנוחה אחת.
9. אל תתחילו את השבת מוקדם מידי (תפילה ב-07:00 לא מתאימה לכולם) ולא מאוחר מידי כדי שהמשך היום ייעשה על מי מנוחות.
10. אחראי שסיימתם עם עבודות ההכנה. מנו אחראי לארגון השבת עצמה. כלומר, אדם שיפקח על הגורמים השונים, יתמרן בלו"ז, יבדוק שכולם נמצאים יהיה חולייה המקשרת עם המלון/ האכסניה וייתן מענה לבעיות ושאלות שיהיו מצד האורחים. ניתן לבחור אדם מהמשפחה או לשכור מפיק אירועים ושבתות. 

היום זה כבר לא מורכב למצוא מלון לשבת חתן. – אך מה שחשוב בעיקר הוא למצוא את אלו שיענו על הצרכים שלכם, וזה דבר שצריך להגדיר מראש. למשל: כמות אנשים, כמות חדרים, סדר הארוחות ומהן כוללות, מידע על עלויות, טיב המזון, איכות החדרים, איכות המזון המוגש, הימצאותו של בית כנסת קרוב המותאם לדרישות המתארחים וכל דבר העולה על רוחכם. העיקר – לוודא מול בית המלון ושבאמת תהיה לכם שבת חתן מושלמת. מזל טוב!